Maak jij indruk met een automatisch antwoordbericht? Sommigen gebruiken het, anderen helemaal niet.

Stel je voor: je gaat op vakantie. Vast één van de hoogtepunten voor jou. Voordat je vertrekt zet je een bericht klaar. Een bericht aan inzenders van een mail aan jou. Dat doe jij, toch?

Voor het gemak ga ik daar maar even van uit.

Bestaande en nieuwe relaties die jou via de mail benaderen licht je in over jouw tijdelijke! afwezigheid.

Vanzelfsprekend toch?

Ik vind het geweldig dat jij dit doet. Weet jij dat je met deze ‘out of office reply’ indruk kunt maken? Hoe, dat lees je hier.

ik-ben-gauw-weer-terug

Weet jij dat je met een automatisch antwoordbericht indruk maakt?

Gebruik jij al een automatisch antwoordbericht? Geweldig. Fijn dat je dit doet. Vanuit mijn betrokkenheid bij een netwerkorganisatie zie ik bij een mailing die we sturen nogal eens zo’n automatisch antwoordbericht voorbij komen. Het zijn in de regel kale berichten die me informeren over iemands afwezigheid. Saai. Eerlijk gezegd zou ik – als ik klant was – sommige berichten niet appreciëren. Het is natuurlijk fijn dat je op de hoogte en van iemands afwezigheid. Maar eerlijk gezegd – zo even onder onsleuk is wat anders. Ik schat in dat je als ontvanger achterblijft met een rotgevoel. Denk je daar wel eens over na?

Stel je eens voor

De mail die bij jou in de mailbox aankomt is zorgvuldig en met aandacht gemaakt. Het is belangrijk om dat niet te vergeten. Daarom schrijf ik het hier maar even ‘hardop’. Jouw afzender – klant of potentiele klant – heeft misschien zelfs wel alle moed bij elkaar geraapt om een bericht aan jou te typen. Misschien heeft hij of zij er wel even een tijdje mee gewacht. Gewikt en gewogen. En dan is de mail verzonden en pardoes: een antwoord. Zo snel al? Maar de inhoud is schokkend:

maak indruk met een automatisch antwoordbericht
voorbeeld van een automatisch afwezigheidsbericht

Een automatisch antwoordbericht komt – ik noem het maar even bij de naam – als een afwijzing binnen. Als een teleurstelling zelfs. Zit je als ontvanger opgescheept met een saaie en kale boodschap.

Bekijk het eens van de andere kant

Ik nodig je uit om het van de andere kant te bekijken. De verzender van het bericht aan jou verdient op zijn minst een leuk bericht, een positief bericht. Ook al ben je er op dat moment niet ‘echt’. Een bericht als een bedankje. Bedankt voor je mail, voor je vraag, voor je verzoek. Zoiets?. Ja toch!? Een beetje vriendelijkheid beleven, een vleugje humor proeven, een paar fijne woorden lezen. Dat maakt al gauw je dag. Wie vraagt, mailt of verzoekt wil graag gezien en gehoord worden. Dat begrijp jij als geen ander.

Stel je dan ook eens voor

Stel je nu dan voor hoe de verzender van een bericht aan jou – misschien wel jouw (toekomstige) klant – zich gezien en gehoord voelt. Hij of zij voelt een glimlach opkomen rond zijn lippen of barst misschien wel in schaterlachen uit. Dat ziet er als beeld veel leuker uit, toch.

Zie je voor je hoe die ander jou met een goed gevoel onthoudt?

Dát is de kracht van de indruk die je maakt. Die ander zal je nu niet zomaar één, twee, drie vergeten, maar onthoudt je op een leuke manier 😉

Ik pleit voor leuke berichten in een automatisch antwoordbericht.

Mijn tip van vandaag is dan ook: GEBRUIK het antwoordbericht voor een verpletterende indruk. Laat je ontvanger lachen, een blij gevoel krijgen. Zodat het de moeite van het wachten op jouw terugkomst waard is. Maak het persoonlijk. Dat levert misschien wel meer op dan je denkt. Ik pleit voor indrukmakende berichten. Leuke! berichten. Gewoon omdat het kan.

Leuk en plezierig voor de ontvanger en uiteindelijk ook voor jou 😉.

Met een automatisch antwoordbericht of ‘out-of-office-reply’ maak je indruk. Het is een gemiste kans als je dit onbenut laat!

Hoe dan?

Maak het smeuïg. Stop er wat humor in, een beetje smaak of wat charme. Als eerste natuurlijk wat dankbaarheid voor de genomen moeite. Een beetje creatief zijn kan zeker geen kwaad.

Maak het leuk, jij doet iets leuks voor je lol. Licht een tipje van de sluier op van wat je doet of onderneemt. Misschien volg je een studie, maak je een rondreis. Leert de ander je meteen wat beter kennen.
Aan jou de uitdaging: Schrijf enkele zinnen die een glimlach toveren op het gezicht van de ander. Wedden dat deze jou dan minder snel vergeet!

Houd het wel kort. Op (te) lange berichten zit niemand te wachten.

Out of office reply

Kort samengevat of met andere woorden enkele tips:

  • Bedank de ander! Wedden dat ie dat fijn vindt (dat vind jij toch ook!)
  • Kruip in de huid van de ontvanger, wat zou deze leuk vinden om te lezen van jou?
  • Omschrijf waar jij jezelf in onderdompelt. Veel van je klanten of relaties vinden het hartstikke leuk om te weten wat je aan het doen bent. Het versterkt jullie band.
  • Gebruik jouw humor, wat smaak of charme.
  • Wees origineel, creatief en authentiek. Je bent toch ondernemer, laat maar zien jouw originaliteit.
  • Laat duidelijk weten wanneer je weer contact op neemt.
  • Koppel iets grappigs in je mail, iets persoonlijks of verstop een link waar hij of zij als iets kan bekijken of downloaden.
  • Vraag in echt belangrijk zaken te appen als dat voor jou goed voelt natuurlijk. Soms is een appje prima te beantwoorden op vakantie. Het staat in ieder geval heel vriendelijk.

De voordelen:

  • De ander onthoud je
  • Je bezorgt hem of haar een fijn gevoel, een glimlach misschien.
  • Jij hebt plezier bij het schrijven, dat verhoogt jouw vakantiegevoel ook nog eens 😉

Hoe ziet jouw automatische mail eruit?

Ik ben nieuwsgierig. Stuur me jouw ‘out-of-office reply’ 😉. Misschien verloot ik wel een prijs.