Stel je voor: je gaat op vakantie. Dat is vast één van de hoogtepunten tussen je werk door. Voordat je vertrekt maak je een bericht welke je klaar zet voor inzenders van een mail aan jouw adres.

Daar ga ik voor het gemak maar even van uit.

Bestaande en nieuwe relaties licht je via een automatisch bericht  in over jouw tijdelijke! afwezigheid.

Vanzelfsprekend toch?

Gebruik jij dit bericht om indruk te maken en eens even goed in de smaak te vallen?

Weet jij dat je met de automatic reply indruk maakt?

Vanuit mijn betrokkenheid bij een netwerkorganisatie in Arnhem zie ik nogal eens wat ‘out-of-office’ reply’s voorbij komen. Berichten die me informeren over iemands afwezigheid. Eerlijk gezegd zou ik als ik klant was sommige berichten absoluut niet kunnen appreciëren. Natuurlijk, het is fijn een berichtje te ontvangen. Fijn dat ik op de hoogte ben van zijn of haar afwezigheid. Dat loont. Maar eerlijk gezegd – zo even onder onsleuk is wat anders.

automatisch bericht bij afwezigheid

Stel je eens voor

De mail die bij jou in de mailbox aankomt is zorgvuldig en met aandacht gemaakt. Het is belangrijk om dat niet te vergeten. Daarom schrijf ik het hier maar even ‘hardop’. Jouw afzender heeft misschien wel alle moed bij elkaar geraapt om een bericht aan jou te typen. Misschien heeft hij of zij er wel even een tijdje mee gewacht. Gewikt en gewogen. En dan is de mail verzonden en pardoes: een antwoord. Zo snel al? Maar de inhoud is schokkend:

voorbeeld van een automatisch afwezigheidsbericht

Een automatisch antwoordbericht komt toch – ik noem het maar even bij de naam – als een afwijzing binnen. Als een teleurstelling misschien zelfs. Zit je mooi opgescheept met een saaie en kale boodschap. Duh.Bekijk het eens van de andere kant

Bekijk het eens van de andere kant

Op zijn minst ontvang je als verzender natuurlijk een leuk bericht, een positief bericht. Eentje waarin je op zijn minst bedankt wordt voor het contact opnemen, voor het stellen van een vraag of het doen van een verzoek. Ja toch!? Een beetje vriendelijkheid beleven, een vleugje humor proeven, een bedankje lezen. Wie vraagt, mailt of verzoekt wil graag gezien en gehoord worden. Begrijp je?

Stel je dan ook eens voor

Stel je nu voor dat de verzender van een bericht aan jou – misschien wel jouw (toekomstige) klant – zich gezien en gehoord voelt. Een glimlach voelt opkomen rond zijn lippen of misschien wel in schaterlachen uitbarst. Veel fijner, toch.

Zie je voor je hoe die ander jou met een goed gevoel onthoudt?

Dát is de kracht van de indruk die je maakt. Die ander zal je nu niet zomaar één, twee, drie vergeten, maar onthoudt je op een leuke manier 😉

Ik pleit voor leuke berichten in een automatisch afwezigheidsbericht.

Gebruik ‘m, jouw afwezigheidsbericht. Je kunt hem helemaal persoonlijk maken. Dat levert misschien wel meer op dan je denkt. Ik pleit voor indrukmakende berichten. Leuke! berichten. Gewoon omdat het kan.

Leuk en plezierig voor de ontvanger en uiteindelijk ook voor jou 😉.

Met een automatisch antwoordbericht of ‘out-of-office-reply’ maak je indruk. Het is een kans, een contactmoment. Zonde om dit onbenut te laten, een gemiste kans!

Hoe dan?

Maak het smeuïg. Stop er wat humor in, een beetje smaak of wat charme. Als eerste natuurlijk wat dankbaarheid voor de genomen moeite. Een beetje creatief zijn kan geen kwaad.

Maak het leuk, je gaat ten slotte op vakantie of iets doen voor je lol. Licht een tipje van de sluier op van wat je aan het doen bent. Misschien volg je wel een studie, maak je een rondreis. Zo leert de ander je meteen wat beter kennen, hoe persoonlijker hoe beter. Schrijf enkele zinnen die misschien wel een glimlach toveren op het gezicht van de ander. Wedden dat deze jou dan minder snel vergeet!

Houd het wel kort, dat is ook belangrijk. Op (te) lange berichten zit niemand te wachten.

Out of office reply

Kort samengevat of met andere woorden enkele tips:

  • Bedank de ander! Wedden dat ie dat fijn vindt (dat vind jij toch ook!)
  • Kruip in de huid van de ontvanger, wat zou deze leuk vinden om te lezen van jou?
  • Omschrijf waar jij jezelf in onderdompelt. Veel van je klanten of relaties vinden het hartstikke leuk om te weten wat je aan het doen bent. Het versterkt jullie band.
  • Gebruik jouw humor, wat smaak of charme.
  • Wees origineel, creatief en authentiek. Je bent toch ondernemer, laat maar zien jouw originaliteit.
  • Laat duidelijk weten wanneer je weer contact op neemt.
  • Koppel iets grappigs in je mail, iets persoonlijks of verstop een link waar hij of zij als iets kan bekijken of downloaden.
  • Zo je wilt kun je hem of haar vragen bij iets belangrijks te appen. (maar alleen als dat voor jou oké voelt natuurlijk) Soms is een appje prima te beantwoorden op vakantie. Het staat in ieder geval heel vriendelijk.

De voordelen:

  • De ander onthoud je
  • Je bezorgt hem of haar een fijn gevoel, een glimlach misschien.
  • Jij hebt plezier bij het schrijven, dat verhoogt jouw vakantiegevoel ook nog eens 😉

De voordelen:

Hoe ziet jouw automatische mail eruit? Gebruik je die al?

Ik ben nieuwsgierig. Stuur me jouw ‘out-of-office’ reply 😉 De leukste beloon ik met een mooie verrassing. petra.steffens@gmail.com


Of kijk & luister naar Petra

Wat kan ik voor jou betekenen?

In opdracht

Teksten voor websites, blogs, nieuwsbrieven, interviews voor bedrijfsverhalen, flyers, magazines en veel meer.

l

1-op-1

Schrijfcoaching bij het schrijven van een boek, blog of een andere tekst: Jij bepaalt, ik stimuleer en geef je feedback.

In groepen

Schrijfsessies voor een flinke dosis stimulans in het schrijven. In een groep steek je elkaar aan met het schrijfvirus.

Wat zeggen anderen?

Petra heeft mij geholpen met het schrijven van de teksten voor mijn website. Na een interview en een aantal aanvullende gesprekken, heeft zij mijn verhaal op een mooie wijze omschreven en zo een goed beeld kunnen geven van mijn passie. Sissy Verbeek van Natuurlijk Thuis

Ik vond het een fijne sessie met veel praktische informatie. Veelal ook praktisch genoeg om ter plekke aan te kunnen passen waardoor er kruisbestuiving plaats vond. Ik heb het als ZEER WAARDEVOL ervaren en zou het anderen zeker aanraden. Eli te Winkel van For Effect

Petra luistert goed in het snelkokerproces en weet de essentie van mijn drives en ondernemerschap goed te vertalen naar tekst. Ze schrijft snel en stelt rake vragen. Door op deze wijze met Petra dit schrijfproces te doorlopen bereik ik sneller resultaat en is het schrijven ook een leukere uitdaging dan voorheen. Gerrit Woerts van De Verhelderaar

Fijne “bijwerking” is dat ik door te schrijven over mijn ervaringen en mijn werk zelf een helderder beeld kreeg van wat mij drijft en hoe ik graag werk. De strippenkaart is voor mij een stok achter de deur om tijd vrij te maken om te bloggen. Bloggen met plezier heeft mij nieuwe contacten, mooie blogs en mooie reacties opgeleverd. En de belofte wordt waargemaakt: ik blog met plezier en vertrouwen!

In je (web)teksten is Petra ‘altijd’ op zoek naar de persoon achterde ondernemer. Als dat volgens haar beter kan, zal ze je ook stimuleren voor die passages een andere formulering te vinden. Persoonlijk houd ik daar wel van. Wordt dan ook zelf ‘gedwongen’ met andere ogen naar mijn eigen teksten te kijken en het spelen met andere formuleringen vergroot ook weer mijn eigen woordenschat. Petra is zeker voor mijzelf de eerste keus voor het sparren en brainstormen over teksten. Gerard Buijze van Foxserv

Petra zorgt voor een rustige omgeving en laat met korte oefeningen de creativiteit en inspiratie stromen. Ze kan goed meedenken en geeft waardevolle feedback en praktische tips. De medecursisten geven na het voorlezen van een blog een sneak preview op hoe lezers kunnen reageren.

Als visueel denker is het schrijven van promotieteksten niet mijn natuurlijke talent. Daar laat ik me graag bij helpen om uit-en afstel van dit werk te voorkomen. Bijzonder goede ervaring heb ik met Petra Steffens. Samen hebben we ,gezeten achter de pc, mijn website teksten doorgenomen. Petra wijzigde direct de grammaticale en stijlfouten in mijn teksten. En in direct overleg met mij heeft Petra de tekst aangepast en aangevuld om de tekst wervend te maken.

Mijn webteksten zijn helemaal mij, hoorde ik van diverse contacten. Dus dat is mooi! Lucienne de Bie van Bie-Organized

Mooi stuk heb je geschreven. Complimenten dat je in de `chaos` iets geweldigs hebt kunnen maken.
Stanley Neyndorff van GIC Consultancy

Petra leerde me in een 1-op-1 sessie dat schrijven niet alleen gaat over het moment van het op papier zetten, maar vooral over het proces dat daar aan vooraf gaat. Wat wil je overbrengen? Wat vind je van jezelf en je onderneming? Kun je onbevangen en vrij schrijven? Petra zet je aan het denken en schrikt er niet voor terug de vinger op de zere plek te leggen. Ik ontving concrete inspiratie voor blogs en vlogs plus praktische handvatten. Welke dingen horen wel en niet thuis in je verhaal? Hoe prikkel je de lezer? Het meest belangrijke inzicht voor mij is dat je nooit een verhaal op papier krijgt als je jezelf constant veroordeelt over wat je schrijft en hoe je schrijft. Petra, bedankt. Alexandra Maris

´Petra heeft me geholpen met een stukje voor het Gemeentenieuws. Wat heerlijk, iemand die je helpt met het vertellen van je verhaal. Aanrader´.  Nathali Nijman van De Stiksteek.

Een greep uit mijn werk

Wie is Petra Steffens?

Enthousiast, nieuwsgierig tot op het bot, iemand die zich altijd volledig inleeft, chaoot, goede luisteraar en selfmade tekstschrijfster. Ik doe wat ik het liefste doe en waar ik blij van word: spelen met letters, woorden en zinnen. Net zolang experimenteren totdat het goed en lekker leesbaar is of een mooie creatie oplevert.